Im heutigen Interview mit Michael Kornfeld, dem Geschäftsführer von dialog-Mail möchten wir zum einen unseren professionellen Newsletter-Marketing-Partner vorstellen, zum anderen ein wenig Angst vor der Datenschutz-Grundverordnung nehmen.

Wir stellen vor:
dialog-Mail wird von Michael Kornfeld geführt. Seit 2003 arbeitet er gemeinsam mit seinem Bruder an der Software. Während Michael Kornfeld für Konzeption und Marketing verantwortlich ist, liegt Robert Kornfelds Zuständigkeit auf der technischen Seite.
Ihre Vision: Eine moderne E-Mail-Marketing-Software, die so einfach zu bedienen ist, dass sie auch von Marketing-Laien sinnvoll benutzt werden kann.

msplus: Sehr geehrter Herr Kornfeld, am 25. Mai tritt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Viele touristische Betriebe fragen sich nun, wie soll mit vorhandenen Newsletter-Adressaten umgegangen werden?

Michael Kornfeld: Wenn die bestehenden Empfänger bisher gültig angeschrieben wurden, dürfen Sie diese auch in Zukunft weiter pe E-Mail kontaktieren.

msplus: Dürfen wir Gäste bzw. Kunden auch ohne deren vorherige Zustimmung per E-Mail anchreiben?

Michael Kornfeld: Nein. Das Telekommunikationsgesetz schreibt klar eine vorherige Zustimmungserklärung vor, daran ändert sich mit der DSGVO nichts. Eine Ausnahme besteht nur für elektronische Post im aufrechten Kundenverhältnis.

msplus: Ist es ratsam, meine bestehenden Kontakte anzuschreiben, um eine nachträgliche Zustimmung einzuholen?

Michael Kornfeld: Nein, wenn Sie der Meinung sind, dass bisher ein Newsletter-Versand nicht zulässig war, dann ist auch das E-Mail mit der nachträglichen Einverständniserklärung unzulässig. Außerdem ist die Aktion kontraproduktiv, denn die Erfahrung zeigt, dass nur eine geringe Anzahl an Empfängern tatsächlich nochmals ihre Zustimmung geben wird.

msplus: Welche Vorgehensweise würden Sie vorschlagen, wenn ich nicht von allen Empfängern eine Zustimmung nachweisen kann?

Michael Kornfeld: Mit dem Newsletter-Versand fortfahren. Wenn sich jemand abmeldet, dies unverzüglich durchführen und alle personenbezogenen Daten löschen. Außerdem sollten touristische Betriebe zeitnah alle Abläufe – insbesondere die Newsletter-Anmeldung – überprüfen und dafür sorgen, dass alle Bestimmungen u.a. die der DSGVO, eingehalten werden.

msplus: Darf ich den Download eines Whitepapers (o.ä.) von der Zustimmung zu dem Empfang eines Newsletters abhängig machen?

Michael Kornfeld: Ja. Das lässt sich mit dem „berechtigten Interesse“, den die DSGVO vorsieht, argumentieren. Allerdings sind damit einige Bedingungen verknüpft:

  • Dem Empfänger muss die „Aktion“ klar sein, d.h. er darf nicht überrascht sein, plötzlich einen Newsletter zu bekommen.
  • Es darf kein Zwang ausgeübt werden (z.B. wenn das Whitepaper ein seltenes Nischenthema beschreibt und für die Empfänger nahezu unverzichtbar ist).
  • Die Möglichkeit der Abmeldung muss vorhanden sein.
  • Es gilt das Prinzip der Datenminimierung: Also es dürfen keine personenbezogenen Daten abgefragt werden, die nicht erforderlich sind.

msplus: Ist eine Datenschutz-Erklärung auf der eigenen Homepage notwendig?

Michael Kornfeld: Ja. Da kaum auf einer Website keinerlei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Oder verfügt Ihre Homepage weder über ein Kontakt- noch ein Newsletter-Anmeldeformular, und Google Analytics verwenden Sie auch nicht?

Sobald Sie also personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie die Betroffenen darüber aufklären, zu welchem Zweck Sie die Daten verarbeiten, wie lange sie aufbewahrt werden, ob sie eventuell weitergegeben werden, usw.
Dies bewerkstelligen Sie am besten mit der Datenschutz-Erklärung.

msplus: Ist eine Einholung von einer Datenschutz-Einwilligung bei einem Newsletter-Anmeldeformular notwendig?

Michael Kornfeld: Ja. Denn die meisten professionellen Newsletter-Marketing-Tools sammeln auch Nutzungsdaten, z.B. die Öffnungs- und Klickrate der Empfänger. Darüber wird der Empfänger im Rahmen der Anmeldung informiert und muss dieser Verarbeitung zustimmen.

msplus: Sollte ich meine Formulare auf Double Opt-in umstellen?

Michael Kornfeld: Ja. Denn ein Double Opt-in entspricht dem „aktuellen Stand der Technik“, um zu verhindern, dass jemand einen Newsletter bekommt, welchen er nie angefordert hat. Außerdem protokolliert gute Newsletter-Software wie dialog-Mail den kompletten Prozess automatisch – wichtig für den Nachweis im Falle einer Auskunftsbegehrens.

msplus: Welche Datenfelder sollten im Anmeldeformular abgefragt werden?

Michael Kornfeld: Das Datenschutz-Gesetz schreibt vor, dass nur jene Daten erhoben werden dürfen, die für die Erfüllung der Dienstleistung auch tatsächlich benötigt werden.

Wenn jemand also einen Folder bestellt (der postalisch versendet wird), dann dürfen Sie natürlich nach der Adresse fragen. Für eine Newsletter-Anmeldung benötigen Sie allerdings nur Name und E-Mail-Adresse. Eine postalische Anschrift dürfen Sie daher nicht abfragen.

Vielen Dank Herr Kornfeld für das informative Gespräch!

Weitere praktische Tipps finden Sie hier.

 

Hinweis: Dieser Blog stellt keine Rechtsberatung für Ihr Unternehmen im Hinblick auf die Einhaltung der EU-Verordnungen zum Datenschutz, wie die DSGVO, dar. 

Der Artikel soll lediglich Hintergrundinformationen zum besseren Verständnis der DSGVO vermitteln. Diese rechtlichen Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände anwendet. Wir möchten Sie deshalb ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie bei Beratungsbedarf über die Auslegung dieser Informationen für Ihr Unternehmen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten.